Rekisteriseloste
Rekisterin nimi
Minnenlund-liveroolipelin ilmoittautuneet
Rekisterin ylläpitäjä
Oulun Interaktiiviset Eläytyjät ry
c/o Hanna Puolakka
Kangaspernuntie 3
91110 Ii as
Rekisteristä vastaava henkilö
Viivi Junno
Mistä tietoja hankitaan
Kaikki rekisterin sisältämä tieto hankitaan ilmoittautumislomakkeesta ja ilmoittautuneen suostumuksella.
Rekisterin sisältö
Rekisteri sisältää ainoastaan tapahtuman järjestämiseen tarvittavia tietoja. Näitä ovat henkilön tunnistamiseen liittyvät tiedot (esim. Nimi, syntymävuosi, kotipaikka), yhteystiedot (esim. sähköposti, puhelinnumero), sekä allergiat ja erityisruokavaliot sekä muut mahdollisesti tapahtuman järjestäjien tietoon henkilön itsensä turvallisuussyistä saattamat terveyteen liittyvät tiedot. Tämän lisäksi kerätään sisällöllistä, tapahtumaan liittyvää tietoa, joka ei liity henkilöön.
Tätä henkilötietorekisteriä käytetään vain tämän tapahtuman vaatiman ajan. Tapahtuman jälkeen osallistujatiedot (osallistujien lukumäärä, ikäjakauma, OIEI:ryn jäsenet) raportoidaan anonymisoituina OIEI ry:lle, minkä jälkeen tätä tapahtumaa varten kerätty henkilörekisteri tuhotaan asianmukaisia menetelmiä käyttäen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilörekisterin tietoja käytetään yhteydenpitoa varten, tapahtuman osallistujia valittaessa ja roolitettaessa, sekä anonymisoituina tapahtuman raportoinnin yhteydessä. Mahdollisia arkaluonteisia tietoja (esimerkiksi allergiat) käytetään vain osallistujan turvallisuuden takaamiseksi.
Henkilötietojen suojaus
Rekisteriä säilytetään Google Drivessa. Rekisteri on sähköinen ja se on suojattu salasanalla.
Rekisterin tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan valikoidut tämän pelin tuotantotiimin jäsenet: tuottaja Viivi Junno, pääpelinjohtaja Kreetta Askola sekä hahmonkirjoittajat Pilvi Vihanta, Jutta Pirttilahti ja Henna Stenvall. Arkaluonteisiin tietoihin pääsee käsiksi vain yllämainittu pelinjohto, mutta allergioista tehdään turvallisuussyistä keittiöön erillinen tarkistuslista peliruokailuja varten. Mikäli haluat tietää tarkemmin kuka tietosi näkee, voit kysyä sitä pelinjohdolta.
Tietojen luovutus tai siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle, paitsi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Google Drive- palveluun).